PolskiUnikanie zgłaszania wskazań organom zewnętrznym
Najlepszym rozwiązaniem w przypadku ujawnienia informacji o nieprawidłowościach jest przekazanie informacji o nieprawidłowościach większej liczbie osób, które mają różne możliwości: ujawnienie stażysty i ujawnienie ekstern.
Tak zwana dyrektywa w sprawie sygnalistów
Wewnętrzne biura sprawozdawcze znajdują się bezpośrednio w danej firmie; są one obowiązkowe dla firm zatrudniających 50 lub więcej pracowników. Zewnętrzne biuro sprawozdawcze, z drugiej strony, jest organem i znajduje się w Federalnym Urzędzie Sprawiedliwości. Federalny Urząd Nadzoru Finansowego (BaFin) lub Federalny Urząd Kartelowy są odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń dotyczących konkretnych naruszeń prawa bankowego lub kartelowego. Kraje związkowe mogą również tworzyć własne biura zgłaszania naruszeń w administracji krajowej i lokalnej.
Dyrektywa (UE) 2019/1937 (tzw. dyrektywa Whistleblower) zawiera mandat dla państw członkowskich UE do opowiedzenia się za zasadniczym pierwszeństwem zgłoszeń wewnętrznych przed zgłoszeniami zewnętrznymi. Zgłoszenia wewnętrzne, zdaniem europejskiego prawodawcy, są najlepszym sposobem na zwrócenie uwagi osób, które mogą przyczynić się do wczesnego i skutecznego zapobiegania zagrożeniom. Sygnalista powinien mieć jednak również możliwość skorzystania z biura zgłoszeń zewnętrznych, jeśli np. obawia się represji. Podsumowując, sygnalista może zatem zwrócić się do urzędu, który może najlepiej podjąć działania naprawcze w konkretnym przypadku, bez konieczności obciążania się niekorzystnymi dla siebie warunkami.
Ryzyko związane z wiadomościami zewnętrznymi
Trotz dieses differenzierenden Gestaltungsauftrags an den deutschen Gesetzgeber stehen die internen und externen Meldestellen nach dem Entwurf eines Hinweisgeberschutzgesetzes in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander. Der Whistleblower kann also Verstöße entweder der internen oder der externen Meldestelle mitteilen. Das bedeutet einen Wechsel zur bisherigen Rechtslage. Der Arbeitsvertrag verpflichtet Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur gegenseitigen Rücksicht auf die Interessen des jeweils anderen. Diese Rücksichtnahmepflicht kann unter Umständen dazu führen, dass der Arbeitnehmer Missstände zunächst intern melden muss. Die Entscheidung des Gesetzentwurfs zur Parallelität interner und externe Meldekanäle erteilt diesem Vorrang zumindest im Anwendungsbereich des Entwurfs eine Absage.
Zalety wiadomości wewnętrznych
Raportowanie zewnętrzne może prowadzić do znacznego dodatkowego obciążenia dla spółek. Z jednej strony wynika to z ujawnienia wrażliwych informacji. Przykładowo, zgłoszenie naruszenia może jednocześnie obejmować przekazanie tajemnicy handlowej. Jest to dozwolone, o ile ujawnienie tajemnicy jest niezbędne do sporządzenia raportu. Z drugiej strony, zewnętrzny urząd zgłaszający nie ogranicza się jedynie do sprawdzenia, czy zakres zastosowania ustawy o ochronie sygnalistów został otwarty, a zgłoszenie jest ważne. W wielu przypadkach może ono również przekazać zgłoszenie właściwemu organowi. Ten z kolei może samodzielnie podjąć działania wyjaśniające. Tak więc, w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, spółce bezpośrednio grozi cofnięcie oficjalnych zezwoleń, inne nakazy administracyjne, grzywny i, w stosownych przypadkach, postępowanie karne wobec osób odpowiedzialnych. Wreszcie, istnieje również ryzyko uszczerbku na reputacji firmy, jeśli osoby trzecie dowiedzą się o niewłaściwych działaniach w firmie.
Środki minimalizacji ryzyka
Wskazane jest zatem dążenie do wewnętrznego priorytetu wewnętrznego biura sprawozdawczego. Należy przy tym wziąć pod uwagę różne aspekty. Z jednej strony ważne jest, aby zminimalizować przewagę raportowania zewnętrznego nad wewnętrznym. Z drugiej strony, można również stworzyć zachęty do raportowania wewnętrznego. Nowy projekt ustawy przynajmniej zakazuje stosowania przymusu w celu uniemożliwienia komunikacji z zewnętrznym biurem sprawozdawczym. Niedopuszczalne jest również umowne zobowiązanie do korzystania wyłącznie z wewnętrznego biura sprawozdawczego.
Podstawowym warunkiem wstępnym zapobiegania zgłaszaniu nieprawidłowości na zewnątrz jest kultura korporacyjna, która zachęca do zgłaszania nieprawidłowości wewnątrz firmy. Wymaga to zaufania ze strony potencjalnych sygnalistów, że zgłoszenie nie będzie dla nich niekorzystne. Obejmuje to, z jednej strony, zakaz represji nałożony przez prawo, ale także ochronę przed niekorzystnymi warunkami społecznymi w środowisku pracy. Sensowne jest również umożliwienie i przetwarzanie anonimowych zgłoszeń do wewnętrznego biura raportowania. Projekt ustawy o ochronie sygnalistów tego nie przewiduje. Ułatwia to jednak kontakt wewnątrz firmy tym pracownikom, którzy szczególnie obawiają się represji. Założenie, że anonimowe kanały zgłaszania są częściej nadużywane, zostało niedawno obalone przez badanie. Wreszcie, pracownicy mogą być również zachęcani do priorytetowego traktowania wewnętrznych kanałów raportowania poprzez zachęty pieniężne lub inne.
Wnioski
Ryzyko korporacyjne związane z raportami zewnętrznymi jest często wąskim gardłem dla wdrożenia wewnętrznych biur raportowania. Aby uniknąć wynikających z tego niedogodności, w firmie musi funkcjonować sprawny system informowania o nieprawidłowościach. W tym celu można zachęcać pracowników do priorytetowego traktowania zgłoszeń wewnętrznych. Ponadto ważne jest, aby zminimalizować ryzyko jakichkolwiek niedogodności dla osób zgłaszających nieprawidłowości - również w tym przypadku decydującą rolę odgrywa kultura korporacyjna.
W przypadku tworzenia wewnętrznych biur zgłaszania nieprawidłowości warto rozważyć dodatkowy wysiłek związany z wyjściem poza zakres projektu ustawy o ochronie sygnalistów poprzez umożliwienie anonimowego zgłaszania nieprawidłowości. Małe firmy, zatrudniające mniej niż 50 pracowników, powinny również rozważyć, czy powinny dobrowolnie tworzyć wewnętrzne biura ds. zgłaszania nieprawidłowości, aby uniknąć niekorzystnych warunków ekonomicznych związanych ze zgłaszaniem nieprawidłowości na zewnątrz. Zasadniczo, zewnętrznemu whistleblowingowi najlepiej zapobiega wewnętrzny whistleblowing.