Unngå å rapportere indikasjoner til eksterne organer

Det såkalte varslingsdirektivet

De interne rapporteringskontorene ligger direkte i det enkelte selskap, og er obligatoriske for selskaper med 50 eller flere ansatte. Det eksterne rapporteringskontoret, derimot, er en myndighet og ligger hos det føderale justisdepartementet. Det føderale finanstilsynet (BaFin) eller det føderale kartellkontoret er ansvarlig for å motta rapporter om spesifikke brudd på bank- eller kartellovgivningen. Delstatene kan også opprette egne rapporteringskontorer for overtredelser i delstaten og den lokale forvaltningen.

Direktiv (EU) 2019/1937 (det såkalte varslingsdirektivet) inneholder et mandat for EUs medlemsland til å gå inn for at interne varsler skal foretrekkes fremfor eksterne. Ifølge EU-lovgiveren er intern varsling den beste måten å bringe informasjon til de som kan bidra til tidlig og effektiv forebygging av trusler. En varsler bør imidlertid også kunne bruke den eksterne varslingsinstansen hvis vedkommende for eksempel frykter represalier. Samlet sett kan en varsler derfor henvende seg til den instansen som best kan iverksette tiltak i det konkrete tilfellet, uten å måtte belaste seg selv med ulemper.

Fordelen med interne meldinger

Ekstern rapportering kan føre til en betydelig tilleggsbyrde for selskapene. På den ene siden skyldes det at sensitiv informasjon må offentliggjøres. For eksempel kan rapporteringen av en overtredelse samtidig omfatte kommunikasjon av en forretningshemmelighet. Dette er tillatt så lenge avsløringen av hemmeligheten er nødvendig for rapporten. På den annen side kontrollerer den eksterne varslingsmyndigheten ikke bare om varslingslovens virkeområde er åpnet og om varselet er gyldig. I mange tilfeller kan og vil det også videresende rapporten til den kompetente myndigheten. Sistnevnte kan så selv iverksette etterforskningstiltak. Ved ekstern varsling trues selskapet direkte med inndragning av offentlige tillatelser, andre administrative pålegg, bøter og eventuelt straffeforfølgelse av ansvarlige personer. Endelig er det også en risiko for at selskapets omdømme kan bli skadelidende hvis tredjeparter får kjennskap til kritikkverdige forhold i selskapet.

Risikominimeringstiltak

Det er derfor tilrådelig å arbeide for en intern prioritering av det interne rapporteringskontoret. I den forbindelse må man ta hensyn til flere aspekter. På den ene siden er det viktig å minimere fordelene ved ekstern fremfor intern rapportering. På den annen side kan det også gis insentiver til primært å rapportere internt. Det nye lovforslaget forbyr i det minste bruk av tvang for å hindre kommunikasjon med det eksterne rapporteringskontoret. Det er heller ikke tillatt å avtalefeste en plikt til utelukkende å bruke det interne rapporteringskontoret.

Den grunnleggende forutsetningen for å forhindre ekstern varsling er en bedriftskultur som oppmuntrer til intern varsling. Dette krever at potensielle varslere har tillit til at de ikke vil bli skadelidende ved å varsle. Dette omfatter på den ene siden lovens forbud mot represalier, men også beskyttelse mot sosiale ulemper i arbeidsmiljøet. Det er også fornuftig å tillate og behandle anonyme varsler til det interne varslingskontoret. Utkastet til en lov om beskyttelse av varslere åpner ikke for dette. Men det gjør det også lettere for ansatte som er spesielt redde for represalier å ta kontakt internt i bedriften. Antagelsen om at anonyme varslingskanaler oftere blir misbrukt, ble nylig tilbakevist i en studie. Endelig kan de ansatte også stimuleres til å prioritere interne rapporteringskanaler gjennom økonomiske eller andre insentiver.