ItalianoEvitare di riferire indicazioni a enti esterni
L'applicazione della legge sulla protezione dei denuncianti di irregolarità (Whistleblower Protection Act) offre due tipi di consigli ai possibili denuncianti: uno interno e uno esterno.
La cosiddetta Direttiva Whistleblower
Gli uffici di reporting interno sono situati direttamente nella rispettiva azienda e sono obbligatori per le aziende con 50 o più dipendenti. L'ufficio di segnalazione esterno, invece, è un'autorità e si trova presso l'Ufficio federale di giustizia. L'Autorità federale di vigilanza finanziaria (BaFin) o l'Ufficio federale per i cartelli sono responsabili di ricevere le segnalazioni di specifiche violazioni delle leggi bancarie o dei cartelli. Anche i Länder possono istituire propri uffici di segnalazione per le violazioni nel Land e nell'amministrazione locale.
La Direttiva (UE) 2019/1937 (la cosiddetta Direttiva Whistleblower) contiene un mandato agli Stati membri dell'UE per sostenere una preferenza fondamentale per le segnalazioni interne rispetto a quelle esterne. Le segnalazioni interne, secondo il legislatore europeo, sono il modo migliore per portare le informazioni all'attenzione di coloro che possono contribuire alla prevenzione precoce ed efficace delle minacce. Tuttavia, un whistleblower dovrebbe anche essere in grado di utilizzare l'ufficio di segnalazione esterna se, ad esempio, teme ritorsioni. Nel complesso, un whistleblower può quindi rivolgersi all'ufficio che meglio può intraprendere azioni correttive nel caso specifico, senza doversi caricare di svantaggi.
Il rischio di messaggi esterni
Trotz dieses differenzierenden Gestaltungsauftrags an den deutschen Gesetzgeber stehen die internen und externen Meldestellen nach dem Entwurf eines Hinweisgeberschutzgesetzes in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander. Der Whistleblower kann also Verstöße entweder der internen oder der externen Meldestelle mitteilen. Das bedeutet einen Wechsel zur bisherigen Rechtslage. Der Arbeitsvertrag verpflichtet Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur gegenseitigen Rücksicht auf die Interessen des jeweils anderen. Diese Rücksichtnahmepflicht kann unter Umständen dazu führen, dass der Arbeitnehmer Missstände zunächst intern melden muss. Die Entscheidung des Gesetzentwurfs zur Parallelität interner und externe Meldekanäle erteilt diesem Vorrang zumindest im Anwendungsbereich des Entwurfs eine Absage.
Il vantaggio dei messaggi interni
La rendicontazione esterna può comportare un notevole onere aggiuntivo per le aziende. Da un lato, infatti, la divulgazione di informazioni sensibili comporta un onere aggiuntivo non indifferente. Ad esempio, la notifica di una violazione può includere la comunicazione di un segreto commerciale. Ciò è consentito a condizione che la divulgazione del segreto sia necessaria per la segnalazione. D'altra parte, l'ufficio per le segnalazioni esterne non si limita a verificare se l'ambito di applicazione della legge sulla protezione degli informatori è aperto e la segnalazione è valida. In molti casi, può e vuole anche inoltrare la segnalazione all'autorità competente. Quest'ultima può a sua volta adottare misure investigative. In questo modo, nel caso di una segnalazione esterna, l'azienda rischia direttamente il ritiro delle autorizzazioni ufficiali, altri provvedimenti amministrativi, multe e, se del caso, il perseguimento penale dei responsabili. Infine, c'è anche il rischio di danneggiare la reputazione dell'azienda nel caso in cui terzi vengano a conoscenza di illeciti all'interno dell'azienda.
Misure di minimizzazione del rischio
È quindi consigliabile lavorare per una priorità interna dell'ufficio di reporting interno. Nel fare ciò, si devono prendere in considerazione diversi aspetti. Da un lato, è importante ridurre al minimo i vantaggi del reporting esterno rispetto a quello interno. D'altro canto, si possono anche stabilire degli incentivi per la rendicontazione interna. La nuova proposta di legge vieta almeno il ricorso alla coercizione per impedire la comunicazione con l'ufficio di reporting esterno. Anche l'obbligo contrattuale di utilizzare esclusivamente l'ufficio di reporting interno è inammissibile.
Il prerequisito fondamentale per prevenire le segnalazioni esterne è una cultura aziendale che incoraggi le segnalazioni interne. Ciò richiede la fiducia dei potenziali informatori che non saranno svantaggiati da una segnalazione. Ciò include, da un lato, il divieto di ritorsione imposto dalla legge, ma anche la protezione dagli svantaggi sociali nell'ambiente di lavoro. È inoltre opportuno consentire ed elaborare segnalazioni anonime all'ufficio segnalazioni interno. Il progetto di legge sulla protezione degli informatori non lo prevede. Tuttavia, rende più facile il contatto interno all'azienda per quei dipendenti che temono particolarmente le rappresaglie. L'ipotesi che i canali di segnalazione anonimi siano più spesso utilizzati in modo improprio è stata recentemente smentita da uno studio. Infine, i dipendenti possono essere incentivati a privilegiare i canali di segnalazione interni attraverso incentivi monetari o di altro tipo.
Conclusione
Il rischio aziendale di segnalazioni esterne è spesso il collo di bottiglia per l'implementazione di uffici di segnalazione interni. Per evitare gli svantaggi che ne derivano, è necessario che l'azienda disponga di un sistema di whistleblowing funzionante. A tal fine, i dipendenti possono essere incentivati a dare priorità alle segnalazioni interne. Inoltre, è importante ridurre al minimo il rischio di eventuali svantaggi per gli informatori: anche in questo caso, la cultura aziendale gioca un ruolo decisivo.
Per la creazione di uffici interni di segnalazione, vale la pena di valutare lo sforzo aggiuntivo di andare oltre l'ambito di applicazione del progetto di legge sulla protezione degli informatori, consentendo la segnalazione anonima. Anche le piccole imprese con meno di 50 dipendenti dovrebbero valutare l'opportunità di istituire uffici di whistleblowing interni su base volontaria, per evitare gli svantaggi economici causati dalle segnalazioni esterne. In sostanza, il whistleblowing esterno è meglio prevenuto dal whistleblowing interno.