NederlandsVermijd het rapporteren van aanwijzingen aan externe instanties
Het ontwerp van de Whistleblower Protection Act voorziet in twee mogelijke ontvangers van tips voor potentiële klokkenluiders: het interne en het externe meldpunt.
De zogenaamde klokkenluidersrichtlijn
De interne meldpunten bevinden zich direct in het betreffende bedrijf; ze zijn verplicht voor bedrijven met 50 of meer werknemers. Het externe meldpunt daarentegen is een autoriteit en is gevestigd bij het Federale Bureau van Justitie. De Federal Financial Supervisory Authority (BaFin) of het Federal Cartel Office is verantwoordelijk voor het ontvangen van meldingen van specifieke overtredingen van de bank- of kartelwetgeving. De deelstaten kunnen ook hun eigen meldpunten oprichten voor overtredingen in de deelstaat en de lokale overheid.
Richtlijn (EU) 2019/1937 (de zogenaamde Klokkenluidersrichtlijn) bevat een mandaat voor EU-lidstaten om te pleiten voor een fundamentele voorkeur voor interne meldingen boven externe meldingen. Interne meldingen zijn volgens de Europese wetgever de beste manier om informatie onder de aandacht te brengen van degenen die kunnen bijdragen aan het vroegtijdig en effectief voorkomen van bedreigingen. Een klokkenluider moet echter ook gebruik kunnen maken van het externe meldpunt als hij bijvoorbeeld represailles vreest. Alles bij elkaar kan een klokkenluider zich dus wenden tot het bureau dat in het specifieke geval het beste corrigerende maatregelen kan nemen, zonder dat hij zichzelf met nadelen hoeft te belasten.
Het risico van externe berichten
Trotz dieses differenzierenden Gestaltungsauftrags an den deutschen Gesetzgeber stehen die internen und externen Meldestellen nach dem Entwurf eines Hinweisgeberschutzgesetzes in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander. Der Whistleblower kann also Verstöße entweder der internen oder der externen Meldestelle mitteilen. Das bedeutet einen Wechsel zur bisherigen Rechtslage. Der Arbeitsvertrag verpflichtet Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur gegenseitigen Rücksicht auf die Interessen des jeweils anderen. Diese Rücksichtnahmepflicht kann unter Umständen dazu führen, dass der Arbeitnehmer Missstände zunächst intern melden muss. Die Entscheidung des Gesetzentwurfs zur Parallelität interner und externe Meldekanäle erteilt diesem Vorrang zumindest im Anwendungsbereich des Entwurfs eine Absage.
Het voordeel van interne berichten
Externe verslaggeving kan leiden tot een aanzienlijke extra belasting voor bedrijven. Enerzijds vloeit dit voort uit de openbaarmaking van gevoelige informatie. De melding van een overtreding kan bijvoorbeeld tegelijkertijd de mededeling van een bedrijfsgeheim inhouden. Dit is toegestaan zolang de bekendmaking van het geheim noodzakelijk is voor de melding. Aan de andere kant controleert het externe meldpunt niet alleen of het toepassingsgebied van de Wet bescherming klokkenluiders is geopend en de melding geldig is. In veel gevallen kan en zal het de melding ook doorsturen naar de bevoegde autoriteit. Deze kan dan op zijn beurt zelf onderzoeksmaatregelen nemen. In het geval van een externe melding wordt het bedrijf dus rechtstreeks bedreigd met het intrekken van officiële vergunningen, andere administratieve bevelen, boetes en, indien van toepassing, de strafrechtelijke vervolging van verantwoordelijke personen. Tot slot bestaat ook het risico van reputatieschade als derden op de hoogte raken van de misstanden binnen het bedrijf.
Risicobeperkende maatregelen
Het is daarom raadzaam om te werken aan een interne prioriteit van het interne meldpunt. Hierbij moet rekening worden gehouden met verschillende aspecten. Enerzijds is het belangrijk om de voordelen van extern boven intern melden te minimaliseren. Anderzijds kunnen er ook prikkels worden gegeven om vooral intern te melden. Het nieuwe wetsontwerp verbiedt in ieder geval het gebruik van dwang om communicatie met het externe meldpunt te verhinderen. Een contractuele verplichting om uitsluitend gebruik te maken van het interne meldpunt is ook ontoelaatbaar.
De basisvoorwaarde voor het voorkomen van externe melding is een bedrijfscultuur die interne melding aanmoedigt. Dit vereist het vertrouwen van potentiële klokkenluiders dat zij niet benadeeld zullen worden door een melding. Dit omvat aan de ene kant het verbod op represailles dat hoe dan ook door de wet wordt opgelegd, maar ook de bescherming tegen sociale nadelen in de werkomgeving. Het is ook zinvol om anonieme meldingen bij het interne meldpunt toe te staan en te verwerken. Het ontwerp van een wet ter bescherming van klokkenluiders voorziet hier niet in. Het maakt het echter ook gemakkelijker voor werknemers die bijzonder bang zijn voor represailles om intern contact op te nemen binnen het bedrijf. De veronderstelling dat anonieme meldkanalen vaker misbruikt worden, werd onlangs weerlegd door een studie. Tot slot kunnen werknemers ook worden gestimuleerd om prioriteit te geven aan interne meldkanalen door geldelijke of andere prikkels.
Conclusie
Het bedrijfsrisico van externe meldingen is vaak het knelpunt voor de implementatie van interne meldpunten. Om de daaruit voortvloeiende nadelen te vermijden, is een goed functionerend klokkenluiderssysteem in het bedrijf noodzakelijk. Hiertoe kunnen werknemers gestimuleerd worden om prioriteit te geven aan interne meldingen. Daarnaast is het belangrijk om het risico op eventuele nadelen voor de klokkenluiders te minimaliseren - ook hier speelt de bedrijfscultuur een doorslaggevende rol.
Voor de oprichting van interne meldpunten is het de moeite waard om een afweging te maken van de extra inspanning die het kost om verder te gaan dan het toepassingsgebied van de ontwerpklokkenluidersbeschermingswet door anoniem melden mogelijk te maken. Kleine bedrijven met minder dan 50 werknemers moeten ook overwegen of ze op vrijwillige basis interne meldpunten moeten oprichten om economische nadelen als gevolg van externe melding te voorkomen. In wezen wordt extern klokkenluiden het best voorkomen door intern te klokkenluiden.