DanskUndgå at rapportere indikationer til eksterne organer
Bestemmelserne i loven om beskyttelse af whistleblowere giver to former for oprejsning til enhver person, der har videregivet oplysninger: en intern oprejsning og en ekstern oprejsning.
Det såkaldte Whistleblower-direktiv
De interne rapporteringskontorer er placeret direkte i den respektive virksomhed; de er obligatoriske for virksomheder med 50 eller flere ansatte. Det eksterne rapporteringskontor er på den anden side en myndighed og er placeret hos Federal Office of Justice. Den føderale finanstilsynsmyndighed (BaFin) eller det føderale kartelkontor er ansvarlig for at modtage rapporter om specifikke overtrædelser af bank- eller kartellovgivningen. Delstaterne kan også oprette deres egne indberetningskontorer for overtrædelser i delstaten og den lokale administration.
Direktiv (EU) 2019/1937 (det såkaldte Whistleblower-direktiv) indeholder et mandat til EU's medlemslande om at advokere for en grundlæggende præference for interne rapporter frem for eksterne rapporter. Ifølge den europæiske lovgiver er interne indberetninger den bedste måde at gøre de personer, der kan bidrage til en tidlig og effektiv forebyggelse af trusler, opmærksomme på oplysninger. Men en whistleblower bør også kunne bruge det eksterne rapporteringskontor, hvis han f.eks. frygter repressalier. Samlet set kan en whistleblower derfor henvende sig til det kontor, der bedst kan afhjælpe situationen i det konkrete tilfælde, uden at skulle belaste sig selv med ulemper.
Risikoen ved eksterne budskaber
Trotz dieses differenzierenden Gestaltungsauftrags an den deutschen Gesetzgeber stehen die internen und externen Meldestellen nach dem Entwurf eines Hinweisgeberschutzgesetzes in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander. Der Whistleblower kann also Verstöße entweder der internen oder der externen Meldestelle mitteilen. Das bedeutet einen Wechsel zur bisherigen Rechtslage. Der Arbeitsvertrag verpflichtet Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur gegenseitigen Rücksicht auf die Interessen des jeweils anderen. Diese Rücksichtnahmepflicht kann unter Umständen dazu führen, dass der Arbeitnehmer Missstände zunächst intern melden muss. Die Entscheidung des Gesetzentwurfs zur Parallelität interner und externe Meldekanäle erteilt diesem Vorrang zumindest im Anwendungsbereich des Entwurfs eine Absage.
Fordelen ved interne meddelelser
Ekstern rapportering kan føre til en betydelig ekstra byrde for virksomheder. På den ene side skyldes det afsløringen af følsomme oplysninger. For eksempel kan anmeldelsen af en overtrædelse samtidig omfatte kommunikation af en forretningshemmelighed. Det er tilladt, så længe afsløringen af hemmeligheden er nødvendig for rapporten. På den anden side kontrollerer det eksterne rapporteringskontor ikke blot, om anvendelsesområdet for loven om beskyttelse af whistleblowere er åbnet, og om rapporten er gyldig. I mange tilfælde kan og vil det også videresende rapporten til den kompetente myndighed. Sidstnævnte kan så selv træffe undersøgelsesforanstaltninger. I tilfælde af en ekstern rapport er virksomheden således direkte truet med inddragelse af officielle tilladelser, andre administrative påbud, bøder og, hvis det er relevant, strafferetlig forfølgelse af ansvarlige personer. Endelig er der også risiko for skade på virksomhedens omdømme, hvis tredjeparter bliver opmærksomme på forseelser i virksomheden.
Foranstaltninger til risikominimering
Det er derfor tilrådeligt at arbejde hen imod en intern prioritering af det interne rapporteringskontor. Når man gør det, skal man tage højde for forskellige aspekter. På den ene side er det vigtigt at minimere fordelene ved ekstern frem for intern rapportering. På den anden side kan man også skabe incitamenter til primært at rapportere internt. Det nye lovforslag forbyder i det mindste brug af tvang for at forhindre kommunikation med det eksterne rapporteringskontor. En kontraktlig forpligtelse til udelukkende at bruge det interne rapporteringskontor er heller ikke tilladt.
Den grundlæggende forudsætning for at forhindre ekstern rapportering er en virksomhedskultur, der tilskynder til intern rapportering. Det kræver, at potentielle whistleblowere har tillid til, at de ikke vil blive stillet dårligere ved en indberetning. Dette omfatter på den ene side forbuddet mod repressalier, som alligevel er fastsat ved lov, men også beskyttelsen mod sociale ulemper i arbejdsmiljøet. Det giver også mening at tillade og behandle anonyme indberetninger til det interne rapporteringskontor. Udkastet til en lov om beskyttelse af whistleblowere indeholder ikke bestemmelser om dette. Men det gør det også lettere for de medarbejdere, der er særligt bange for repressalier, at tage kontakt internt i virksomheden. Antagelsen om, at anonyme rapporteringskanaler oftere bliver misbrugt, blev for nylig tilbagevist af en undersøgelse. Endelig kan man også motivere medarbejderne til at prioritere interne rapporteringskanaler gennem økonomiske eller andre incitamenter.
Konklusion
Virksomhedsrisikoen ved eksterne rapporter er ofte flaskehalsen for implementeringen af interne rapporteringskontorer. For at undgå de deraf følgende ulemper er det nødvendigt med et fungerende whistleblowing-system i virksomheden. Til det formål kan man motivere medarbejderne til at prioritere intern rapportering. Derudover er det vigtigt at minimere risikoen for eventuelle ulemper for whistleblowerne - også her spiller virksomhedskulturen en afgørende rolle.
I forbindelse med oprettelsen af interne rapporteringskontorer er det værd at afveje den ekstra indsats, der ligger i at gå ud over anvendelsesområdet for udkastet til lov om beskyttelse af whistleblowere ved at muliggøre anonym rapportering. Små virksomheder med mindre end 50 ansatte bør også overveje, om de skal oprette interne whistleblowerkontorer på frivillig basis for at undgå økonomiske ulemper forårsaget af ekstern rapportering. I bund og grund forebygges ekstern whistleblowing bedst ved intern whistleblowing.