SuomiVältetään tietojen ilmoittamista ulkopuolisille elimille
Najlepszym rozwiązaniem w przypadku ujawnienia informacji o nieprawidłowościach jest przekazanie informacji o nieprawidłowościach większej liczbie osób, które mają różne możliwości: ujawnienie stażysty i ujawnienie ekstern.
Niin sanottu ilmiantodirektiivi
Sisäisen raportoinnin toimistot sijaitsevat suoraan asianomaisessa yrityksessä; ne ovat pakollisia yrityksille, joilla on vähintään 50 työntekijää. Ulkoinen raportointitoimisto puolestaan on viranomainen, ja se sijaitsee liittovaltion oikeusministeriössä. Liittovaltion finanssivalvontaviranomainen (BaFin) tai liittovaltion kartellivirasto vastaa ilmoitusten vastaanottamisesta erityisistä pankki- tai kartellilainsäädännön rikkomuksista. Osavaltiot voivat myös perustaa omia ilmoitustoimistojaan osavaltioiden ja paikallishallinnon rikkomuksia varten.
Direktiivissä (EU) 2019/1937 (niin sanottu ilmiantodirektiivi) annetaan EU:n jäsenvaltioille toimeksianto puolustaa sitä, että sisäisiä raportteja pidetään ensisijaisina ulkoisiin raportteihin nähden. EU:n lainsäätäjän mukaan sisäiset ilmoitukset ovat paras tapa saattaa tiedot niiden tietoon, jotka voivat edistää uhkien varhaista ja tehokasta torjuntaa. Ilmiantajan olisi kuitenkin voitava käyttää myös ulkoista ilmoituslaitosta, jos hän esimerkiksi pelkää kostotoimia. Kaiken kaikkiaan ilmiantaja voi siis kääntyä sen viraston puoleen, joka voi parhaiten ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin kyseisessä tapauksessa ilman, että hänen tarvitsee rasittaa itseään haitallisilla seurauksilla.
Ulkoisten viestien riski
Trotz dieses differenzierenden Gestaltungsauftrags an den deutschen Gesetzgeber stehen die internen und externen Meldestellen nach dem Entwurf eines Hinweisgeberschutzgesetzes in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander. Der Whistleblower kann also Verstöße entweder der internen oder der externen Meldestelle mitteilen. Das bedeutet einen Wechsel zur bisherigen Rechtslage. Der Arbeitsvertrag verpflichtet Arbeitnehmer und Arbeitgeber zur gegenseitigen Rücksicht auf die Interessen des jeweils anderen. Diese Rücksichtnahmepflicht kann unter Umständen dazu führen, dass der Arbeitnehmer Missstände zunächst intern melden muss. Die Entscheidung des Gesetzentwurfs zur Parallelität interner und externe Meldekanäle erteilt diesem Vorrang zumindest im Anwendungsbereich des Entwurfs eine Absage.
Sisäisten viestien etu
Ulkoinen raportointi voi aiheuttaa yrityksille huomattavan lisärasitteen. Toisaalta se johtuu arkaluonteisten tietojen julkistamisesta. Esimerkiksi rikkomuksesta ilmoittaminen voi samalla sisältää liikesalaisuuden ilmoittamisen. Tämä on sallittua, kunhan salaisuuden paljastaminen on välttämätöntä raportin kannalta. Toisaalta ulkoinen ilmoitustoimisto ei pelkästään tarkista, onko ilmiantajansuojalain soveltamisala avattu ja onko ilmoitus pätevä. Monissa tapauksissa se voi myös välittää ja välittää raportin toimivaltaiselle viranomaiselle. Viimeksi mainittu voi puolestaan ryhtyä itse tutkintatoimenpiteisiin. Ulkopuolisen ilmoituksen tapauksessa yritystä uhkaavat siis suoraan viranomaislupien peruuttaminen, muut hallinnolliset määräykset, sakot ja tarvittaessa vastuuhenkilöiden asettaminen rikosoikeudelliseen vastuuseen. Lopuksi on olemassa myös riski yrityksen maineen vahingoittumisesta, jos kolmannet osapuolet saavat tietää yrityksessä tapahtuneista väärinkäytöksistä.
Riskien minimointitoimenpiteet
Sen vuoksi on suositeltavaa pyrkiä sisäisen raportointitoimiston sisäiseen prioriteettiin. Tässä yhteydessä on otettava huomioon useita näkökohtia. Toisaalta on tärkeää minimoida ulkoisen raportoinnin edut sisäiseen raportointiin nähden. Toisaalta voidaan myös asettaa kannustimia ensisijaisesti sisäiseen raportointiin. Uudessa lakiluonnoksessa kielletään ainakin pakkokeinojen käyttö, jolla estetään yhteydenpito ulkoiseen raportointiviranomaiseen. Sopimuksellinen velvoite käyttää yksinomaan sisäistä raportointitoimistoa ei myöskään ole sallittu.
Ulkoisen raportoinnin estämisen perusedellytys on yrityskulttuuri, joka kannustaa sisäiseen raportointiin. Tämä edellyttää mahdollisten ilmiantajien luottamusta siihen, että heille ei aiheudu haittaa raportoinnista. Tähän sisältyy toisaalta lakisääteinen kielto kostotoimista, mutta myös suojelu sosiaalisilta haitoilta työympäristössä. On myös järkevää sallia ja käsitellä nimettömiä ilmoituksia sisäiselle raportointitoimistolle. Ilmiantajien suojelua koskevassa lakiluonnoksessa ei säädetä tästä. Se kuitenkin helpottaa myös niiden työntekijöiden, jotka erityisesti pelkäävät kostotoimia, sisäistä yhteydenottoa yrityksen sisällä. Oletus siitä, että nimettömiä ilmoituskanavia käytetään useammin väärin, kumottiin hiljattain eräässä tutkimuksessa. Työntekijöitä voidaan myös kannustaa asettamaan sisäiset raportointikanavat etusijalle rahallisilla tai muilla kannustimilla.
Päätelmä
Ulkoisiin raportteihin liittyvä yritysriski on usein pullonkaula sisäisen raportoinnin toimistojen käyttöönotolle. Tästä aiheutuvien haittojen välttämiseksi yrityksessä tarvitaan toimiva ilmiantojärjestelmä. Tätä varten työntekijöitä voidaan kannustaa asettamaan sisäinen raportointi etusijalle. Lisäksi on tärkeää minimoida ilmiantajille aiheutuvien haittojen riski - tässäkin yrityskulttuurilla on ratkaiseva merkitys.
Sisäisten raportointitoimistojen perustamisen osalta on syytä punnita, mitä lisävaivaa aiheutuisi siitä, että nimettömän raportoinnin mahdollistaminen ylittäisi ilmiantajien suojelua koskevan lakiehdotuksen soveltamisalan. Pienten, alle 50 työntekijän yritysten olisi myös harkittava, pitäisikö niiden perustaa sisäisiä ilmiantajantoimistoja vapaaehtoiselta pohjalta, jotta ne välttyisivät ulkoisesta raportoinnista aiheutuvilta taloudellisilta haitoilta. Ulkoista ilmiantoa voidaan periaatteessa parhaiten ehkäistä sisäisellä ilmiantamisella.